Digital signering av dokumenter – slik fungerer det i praksis
📌 Oppdatert januar 2026: Artikkelen er oppdatert med ny og utvidet informasjon om digital signering og praktisk bruk i moderne løsninger.
Dette er en praktisk guide til digital signering av dokumenter i virksomheter og prosjekter. I guiden forklarer vi hva digital signatur er, hvordan digital signering fungerer steg for steg, og hvilke fordeler elektronisk signering gir i praksis.
Guiden er særlig relevant for virksomheter som håndterer kontrakter, avtaler og prosjektdokumentasjon digitalt.
Hva er Digital Signatur?
En digital signatur er en elektronisk metode for å signere dokumenter, der kryptering brukes for å sikre både identiteten til signatøren og integriteten til dokumentet. Det betyr at dokumentet ikke kan endres etter at det er signert, og at signeringen kan verifiseres i ettertid.
I motsetning til en enkel elektronisk underskrift (for eksempel et bilde av en signatur), er en digital signatur knyttet til tekniske sikkerhetsmekanismer som gjør den juridisk etterprøvbar.
Digital signatur brukes i dag i alt fra kontrakter og tilbud til ansettelsesavtaler og prosjektavtaler – særlig i bransjer med høye krav til dokumentasjon og sporbarhet.
Slik fungerer digital signering steg for steg
Prosessen for digital signering er enkel og effektiv, og kan gjennomføres på få minutter:
Opprett dokumentet
Dokumentet lastes opp eller genereres digitalt.Legg til signeringsparter
Du velger hvem som skal signere, og eventuelt rekkefølgen på signeringene.Send dokumentet til signering
Mottakerne får en invitasjon via e-post eller en sikker portal.Signering gjennomføres elektronisk
Signeringen skjer digitalt, ofte ved bruk av BankID eller tilsvarende autentisering.Dokumentet ferdigstilles og lagres
Når alle parter har signert, lagres dokumentet med full historikk og sporbarhet.
Denne prosessen er typisk for moderne løsninger for digital signering, der hele signeringsløpet er dokumentert og kan etterprøves i ettertid.
Er digital signatur juridisk bindende?
Ja, digital signatur er juridisk bindende i Norge, så lenge løsningen oppfyller krav til sikker identifikasjon og dokumentintegritet. I praksis betyr dette at signeringen kan knyttes til riktig person, og at dokumentet ikke kan endres etter signering.
Mange løsninger benytter BankID eller tilsvarende sikker autentisering, og er i tråd med gjeldende regelverk for elektroniske signaturer.
Fordeler med Digital signering
Digital signering gir en rekke fordeler sammenlignet med manuelle papirbaserte prosesser:
Tidsbesparelse
Dokumenter kan signeres på minutter – uavhengig av hvor partene befinner seg.Redusert feilrisiko
Innebygde kontroller sikrer at alle nødvendige felt er fylt ut før signering.Høyere sikkerhet
Kryptering og autentisering beskytter dokumentene mot uautoriserte endringer.Full sporbarhet
Du får oversikt over hvem som har signert, når det ble signert, og hele signeringshistorikken.Mindre papir og enklere arkivering
Digitale dokumenter lagres elektronisk og er enkle å finne igjen.For virksomheter som håndterer mange dokumenter og avtaler, gir digital signering både bedre kontroll og betydelig redusert administrativ belastning.
Eksempel: digital signering i praksis
I praksis brukes digital signering gjennom dedikerte løsninger som er utviklet for sikker dokumenthåndtering og effektiv signeringsflyt.
Med digital signering i buildit kan dokumenter opprettes, sendes og signeres elektronisk direkte i prosjektarbeidet. Signerte dokumenter knyttes til riktig prosjekt og lagres med full historikk og sporbarhet.
Når digital signering er integrert i samme løsning som prosjekt- og dokumenthåndtering, reduseres risikoen for feil, og du slipper manuelle mellomledd og separate systemer. Dette er spesielt nyttig i prosjektbaserte bransjer med mange parter, kontrakter og endringer – som bygg, anlegg og eiendomsprosjekter.
Hvem har nytte av digital signering?
Digital signering brukes i dag av virksomheter i de fleste bransjer, men er særlig nyttig for:
Entreprenører og underentreprenører – kontrakter, tilbud og endringsavtaler
Prosjektledere – bedre kontroll og sporbar dokumentasjon
HR og administrasjon – ansettelseskontrakter og interne avtaler
Små og mellomstore bedrifter – mindre administrasjon og raskere prosesser
Kort sagt: Alle som håndterer dokumenter som må signeres.
Ofte stilte spørsmål om digital signatur
Nedenfor har vi samlet svar på vanlige spørsmål om digital signatur.
-
Elektronisk signatur er et bredt begrep. Digital signatur er en teknisk og juridisk sikrere variant som bruker kryptering.
-
Ja, digital signatur er gyldig i byggeprosjekter, så lenge signeringen oppfyller krav til sikker identifikasjon og dokumentintegritet. Digitale signaturer brukes i dag blant annet til kontrakter, endringsavtaler, tilbud og andre prosjektdokumenter i bygg og anlegg, og gir samme juridiske gyldighet som tradisjonell signering på papir.
-
Nei. Eventuelle endringer vil bryte signaturen og bli synlige.
-
Du trenger en løsning for digital signering og en metode for sikker autentisering av signatørene, for eksempel BankID.
Oppsummering
Digital signering gjør dokumenthåndtering raskere, tryggere og mer oversiktlig. Ved å gå bort fra papir og manuelle prosesser reduserer du feil, sparer tid og får bedre kontroll på dokumentasjonen.
Denne artikkelen er ment som en guide til hvordan digital signering fungerer. Ønsker du å se hvordan dette kan løses i praksis i én samlet løsning, kan du lese mer om digital signering i buildit.
