Mange i bygg- og anleggsbransjen tror at et foretakssystem er det samme som et ERP-system.

Det er en vanlig misforståelse.

Forskjellen mellom foretakssystem og ERP er at foretakssystem beskriver hvordan foretaket arbeider med kvalitet og rutiner, mens et ERP-system er et digitalt verktøy som kan støtte disse arbeidsprosessene.

Mange foretak tror at et ERP-system alene dekker kravene til foretakssystem.
Det kan føre til avvik ved tilsyn eller manglende dokumentasjon i prosjekter.

I byggesaksregelverket betyr foretakssystem noe helt annet enn et digitalt styringssystem.

Kort sagt:

Foretakssystem
→ beskriver hvordan foretaket arbeider

ERP-system
→ er et verktøy som kan støtte dette arbeidet

👉 Ønsker du en helhetlig forståelse av prosjektstyring i bygg og anlegg, kan du lese vår komplette guide til prosjektstyring.

Hva er et foretakssystem i bygg?

I byggesaksregelverket brukes begrepet foretakssystem om foretakets samlede system av rutiner og hjelpemidler som sikrer kvalitet i arbeidet.

Systemet skal gjøre det mulig å dokumentere hvordan foretaket oppfyller kravene i regelverket.

Et foretakssystem består typisk av:

rutiner for kvalitetssikring

roller og ansvar i organisasjonen

HMS- og SHA-rutiner

avvikshåndtering

dokumentstyring og sporbarhet

Systemet skal være relevant for foretakets oppgaver, strukturert og gjenfinnbart, og det skal være forankret i ledelsen.

👉 Les mer om hvordan foretakssystem fungerer i praksis i vår artikkel om foretakssystem i bygg og anlegg.

Hva er et ERP-system?

Et ERP-system (Enterprise Resource Planning) er et digitalt system som brukes til å styre ulike deler av virksomheten.

I bygg kan slike systemer blant annet brukes til:

prosjektstyring

økonomi og fakturering

ressursplanlegging

dokumenthåndtering

rapportering

ERP-systemer er derfor først og fremst teknologiske verktøy som hjelper virksomheter med å strukturere informasjon og arbeidsprosesser.

👉 Les mer om hvordan struktur faktisk brukes i prosjekter i artikkelen om prosjektstyring i praksis.

Den viktigste forskjellen

Den enkleste måten å forstå forskjellen på er slik:

Foretakssystem

→ beskriver hvordan foretaket arbeider

ERP-system

→ er et verktøy som kan støtte arbeidet

Et ERP-system kan hjelpe med struktur, dokumentasjon og sporbarhet, men det oppfyller ikke kravene til foretakssystem alene.

I mange virksomheter finnes systemene allerede, men de henger ikke alltid sammen i praksis. Les mer om hvordan HMS, KS, SHA og prosjektstyring henger sammen i bygg og anlegg.

Det er rutinene og arbeidsprosessene i foretaket som utgjør selve systemet.

Hvorfor dette er viktig i praksis

Ved søknad om ansvarsrett eller ved tilsyn vurderer kommunen blant annet om foretaket har et system som sikrer kvalitet i prosjektering og utførelse.

Det vurderes typisk om:

rutiner finnes og er dokumentert

rutinene er tilpasset foretakets rolle

kvalitetssikring faktisk brukes i prosjektene

arbeidet kan dokumenteres

Et digitalt system kan gjøre dette enklere, men ansvaret ligger fortsatt hos foretaket.

Hvordan ERP kan støtte foretakssystemet

Selv om ERP og foretakssystem ikke er det samme, kan digitale verktøy være nyttige for å støtte arbeidet.

Et system kan for eksempel bidra til:

bedre dokumentasjon

sporbarhet i prosjekter

struktur på rutiner og dokumenter

enklere oppfølging av avvik

Når digitale verktøy brukes riktig, kan de derfor være et godt hjelpemiddel for å holde foretakssystemet levende i praksis.

Oppsummering

Forskjellen mellom foretakssystem og ERP kan oppsummeres enkelt:

Foretakssystem beskriver hvordan foretaket sikrer kvalitet i arbeidet sitt

ERP er et digitalt verktøy som kan støtte dette arbeidet

Et foretak kan bruke ulike systemer og verktøy, men det er rutinene, ansvaret og kvalitetssikringen i organisasjonen som utgjør selve foretakssystemet.

Mange virksomheter velger å bruke prosjektstyringssystemer som samler dokumentasjon, avvik og oppfølging i ett system, slik at arbeidet blir enklere å følge opp i praksis.

Foretakssystem ≠ ERP – hva er forskjellen i bygg og anlegg?